【オーナー向け】管理会社を変更する流れやリスクへの対処法を解説

そもそも賃貸物件の管理会社は変更できる？

賃貸物件の管理会社は、物件オーナー自身の意向で変更が可能です。賃貸経営において、管理会社は重要な役割を果たしますが、管理体制への不満や金銭的な事情で新しい会社へ変わるケースは珍しくありません。ただし、契約内容には注意が必要です。管理委託契約に中途解約や違約金に関する条項がある場合、基本的には記載された内容に従う必要があります。契約書に特に記載がない場合は、オーナーがいつでも契約を解約可能です。

ただし、頻繁な賃貸管理会社変更は入居者の不安を招くリスクがあります。変更前には、現在の管理会社とコミュニケーションを取り、改善できる点がないかを検討し、慎重に決めることが大切です。変更する際には、メリットだけでなく違約金の支払いや入居者への影響も考慮しましょう。

オーナーが管理会社を変更する主な理由

物件管理を委託する会社を変更するきっかけには、いくつかの理由があります。主な理由として、管理会社のトラブル対応の質やスピードに不満がある、空室の改善提案が不十分である、管理費の高さや値上がりしたなどが代表的です。

以下では、オーナーが管理会社を変更する場合の一般的な理由を紹介します。

トラブル対応のスピードや質が低い

管理会社のトラブル対応のスピードや質の低さは、賃貸物件のオーナーが管理会社を変更する大きな理由の1つです。

入居者や建物にトラブルが発生した際は、迅速かつ適切な対応が必須です。しかし、担当者に連絡がつかない・対応が遅い・事後報告や高額な請求があるなどの問題が発生すると、オーナーはもちろん入居者側の不信感も高まります。

管理状況の悪さは、入居者の退去につながるなど物件の経営状況に致命的な影響を与えかねません。管理会社は、トラブル発生時に速やかな対応と、オーナーへのこまめな連絡が不可欠です。苦情を言っても業務内容に改善が見られない場合は、管理会社の変更を考える理由になります。

空室の改善提案がされない

空室の改善提案がされないことも、オーナーが管理会社を変更する理由の1つです。物件の特性やエリアによっては、家賃の引き下げを実施せざるを得ません。しかし、家賃の引き下げは収入減を招くため、最終手段と考えるべきです。

適切な管理会社であれば、周辺の競合状況を把握し、物件の特性を踏まえた改善提案を行います。たとえば、修繕工事の実施や最新設備の導入など、家賃収入を安定させるための実効性のある戦略です。長期間空室状態が続いているにもかかわらず管理会社側からの具体的な改善策がない場合は、より効果的な対策を提案する別の管理会社を選んでもよいでしょう。

管理費が高い・値上がりした

管理費が高い、または値上がりすることも、オーナーが賃貸管理会社を変更する理由の1つです。管理費は、一般的に家賃収入の約5%が相場です。管理費には、入居者に対する家賃請求や建物管理、仲介手数料などが含まれます。

ただし、物件の設備が特殊な場合や委託業務の範囲が広い場合、手数料率が10%近くになるケースは珍しくありません。また、管理業務の再委託によるコスト増加が原因で、管理会社全体での値上げが生じることもあります。

ただし、管理費が高いにもかかわらず特に管理内容が優れていない場合、不動産収益が低下に加え、入居者の満足度が低い状況に陥ります。管理費の値上げがオーナー側にとって負担となり、管理会社への不信感が高まるのであれば、他の管理会社へ変更してもよいでしょう。管理費とサービスの質のバランスを考慮し、物件に適した管理会社選定が大切です。

管理会社を変更する前に確認すべき注意点

管理会社の変更を検討する際は、まず契約形態の確認が必要です。委託契約には、一般管理契約とサブリース契約の2種類があります。

一般管理契約の場合、オーナーは比較的自由に管理会社を変更可能です。しかし、サブリース契約では管理会社の変更が難しい場合があります。サブリース契約はオーナーと管理会社間の賃貸借契約であり、正当な事由がない限り一方的な解約は認められません。

（引用：e-Gov 法令検索「借地借家法」/https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=403AC0000000090　引用日2023/11/30）

管理会社を変更する前に契約書類を確認し、契約形態を理解することが大切です。以下では、一般管理契約の場合にチェックすべき事項を4つ解説します。

管理契約の有効期間

管理会社を変更する際は、管理契約の有効期間を確認しましょう。一般的な賃貸管理契約の有効期間は2年であり、この期間が満了すると自動的に更新されるケースが大半です。契約期間内でも解約は可能なものの、契約内容によっては違約金が発生します。そのため、契約書を確認し、契約期間や中途解約の条件を把握することが大切です。

契約の有効期間が満了するタイミングで解約を行うと違約金が発生せず、トラブルにも発展しにくくなります。契約の有効期間が切れるタイミングでの解約を検討するか、中途解約の際のペナルティを飲み込んでも解約するかは、オーナーの考え次第です。

解約条件

管理契約の有効期間満了前の変更を検討している場合は、契約書に記載されている解約条件を確認しましょう。中途解約の規定があるかどうか、またその条件がどのように定められているかを把握する必要があります。

一般的には中途解約を行う場合、一定期間前に解約の意向を書面で予告通知しなければなりません。この予告期間は契約によって異なりますが、多くの場合は3か月以上とされています。
（出典：国土交通省「マンション標準管理委託契約書」/https://www.mlit.go.jp/common/000027774.pdf）

また、契約書に中途解約の禁止期間が設定されている場合もあり、その期間内は解約ができないケースが大半です。契約書に中途解約の規定がない場合でも、民法に基づいた中途解約の主張は可能なものの、相手方に不利な時期に解約すると損害賠償の責任を負うことがあります。したがって、解約する際は契約の内容を確認し、適切な手続きとタイミングで進めなければなりません。

違約金

管理会社を変更する際には、違約金の有無とその条件を確認することが重要です。管理会社によっては、解約時に違約金が発生すると明記しています。契約書に違約金の条項が記載されている場合、その金額や計算方法を正確に理解しておく必要があります。違約金は、賃貸管理手数料の数か月分程度が相場です。

もし契約書に違約金の記載がないにもかかわらず、管理会社から違約金や損害賠償の支払いを求められた場合、オーナーが支払う必要はありません。

業務範囲

現在の管理会社と契約している業務範囲の確認も必要です。不動産会社が請け負う管理業務の範囲は、会社や契約内容によって異なります。

たとえば、基本契約内に清掃業務を含む建物管理業務が含まれている管理会社と現在契約中とします。清掃業務を業務範囲に含まない管理会社に乗り換える場合、清掃業務を委託するたびに追加費用がかかり、かえってランニングコストが高くなるでしょう。

現在の管理会社の業務範囲に満足しており、同等のサービスを新しい管理会社にも求めるのであれば、同じ業務範囲を提供する管理会社を探さなければなりません。管理会社を変更する際には契約書を慎重に確認し、記載された管理業務の範囲を把握することが大切です。

管理会社を変更する流れ

管理会社を変更する際には、賃貸経営に支障が出ないよう慎重に進める必要があります。また、入居者に不利益が及ばないよう配慮しなければ、空室率の上昇にもつながりかねません。

スムーズな移行を実現するためには、以下の5つの手順を踏むとよいでしょう。

今の管理会社に感じている不満点を整理する

管理会社を変更する際には、まず現在の管理会社に対する不満点を明確に整理することもポイントです。不満点を整理することで、新しい管理会社に求めるサービス内容や対応を具体的にイメージできます。不満点によっては、管理会社を変更せずに解決可能な場合も少なくありません。

現在抱えている不満は、どのサービスがあれば解決できるかを明確にしましょう。たとえば、より迅速な対応や空室率の低減を期待するのであれば、レスポンスの速さや集客力の高さを売りにする管理会社を探す必要があります。

最初の段階で自分の目的とニーズをはっきりさせると、新しい管理会社選びの基準を設けられ、効率的で効果的な管理会社の変更につながります。

新しい賃貸管理会社を探す

新しい賃貸管理会社を探す際には、以下の4点に注目しましょう。

高い入居率を維持している管理会社は空室になりにくいため、安定した収益が期待できます。管理物件の入居率が95%以上あれば、客付け力が高い会社です。空室対策としてどのような提案をしてくれるかも大切です。単に家賃を下げて空室対策をしている会社ではなく、市場分析に基づいた具体的な提案ができる会社を選びましょう。

トラブルへの対応力は入居者の満足度に影響し、管理委託料の価格はオーナーの負担に直結しますが、安すぎるとサービスの質が低い場合があります。これらを基準に複数の管理会社候補を比較し、自分のニーズに合った会社を見極めることが重要です。

解約の旨を現在の管理会社に伝える

現在の管理会社に解約の意向を伝える際、通常は口頭で通知します。ただし、管理会社との関係が損なわれており、口頭での解約が難しい場合は内容証明で解約通知書を送付しても問題ありません。

解約通知書を作成する際には、「管理委託契約の締結日」「どの契約条項に基づいた解約か」「解約を希望する日」の3点を明記します。到着が確認できるレターパックでの郵送も可能ですが、より正式な内容証明郵便での送付が安心です。

解約通知を行う時期は、契約書で確認しておきましょう。多くの場合、解約通知後に3か月程度の引き継ぎ期間が必要とされるため、余裕を持った手続きが求められます。

新管理会社と管理委託契約を結ぶ

新しい管理会社との管理委託契約を結ぶ際には、契約内容の入念な確認が重要です。業務範囲や管理委託料、解約条件、違約金の有無などはしっかりと把握しておく必要があります。

また、契約書の内容が自分の解釈と一致しているかを確かめ、不明点や疑問点は契約前に解消しておきましょう。よく分からない部分があれば、専門家の意見を求めることも大切です。トラブルを防ぎ、賃貸経営を安心して行うためにも慎重に進めましょう。

管理業務を引き継いでもらう

管理会社の変更が確定したら、現行管理会社と新しい管理会社間で業務の引き継ぎが行われます。新旧管理会社同士での情報共有が確実に行われれば、管理業務の移行はスムーズに進むでしょう。

この引き継ぎ業務には、賃貸借契約書や物件に関する書類、鍵などの移管が含まれます。一般的に、オーナーが直接関与する必要はありません。しかし、引き継ぎが滞りなく行われているか、定期的に確認しておくと安心です。

引き継ぎ完了後、新しい管理会社が入居者に管理会社の変更を通知し、家賃の支払い口座の変更や新しい問い合わせ先などを案内します。この過程で、入居者に適切な情報提供が行われれば、不安や混乱を招きません。

管理会社を変更すると起こりうるリスクと対処法

管理会社の変更により、トラブルが生じる場合があります。変更によって起こりうる問題を事前に把握し対処法を知っておけば、会社変更トラブルのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

以下では、管理会社を変更する際に起こりうるリスクと、その対処法を解説します。

家賃の振込先口座や契約内容の変更でクレームが起こる

管理会社を変更する際、家賃の振込先口座や契約内容の変更に関する告知が不十分だと、入居者が不満を抱く原因になります。クレームに発展するリスクを防止するには、余裕を持った告知が重要です。

特に、振込先口座変更手続きは入居者にとって、大きな負担になります。通知が会社変更直前の場合、入居者の意思とは関係なく家賃の振込に支障が出る恐れもあります。家賃振込先の変更通知は早めに行い、入居者が十分に準備できる時間を確保しましょう。可能であれば、旧管理会社を通じて通知を行い、新しい管理会社の詳細情報も提供したほうが無難です。

また、管理会社の変更に伴うメリットを入居者に明確に伝えられれば、クレームを未然に防げます。たとえば、よりよい清掃サービスの提供や24時間対応の緊急時サービスの導入など、入居者にとっての利点を強調すると効果的です。さらに、振込先変更の手間を軽減するためのサポートや小さなプレゼントを提供するなどの心遣いがあれば、入居者の協力を得やすくなります。

重要なのは、入居者の不安を取り除き、管理会社の変更が入居者にとってもプラスになると感じてもらうことです。

保証会社との契約が切れる

管理会社を変更すると通常家賃保証会社との契約が切れるため、家賃滞納のリスクが高まる点には注意が必要です。保証会社によっては契約を継続できる場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

契約が切れる場合の対処法としては、新しい保証会社と契約する方法があります。ただし、切り替え時には入居者に再度契約手続きを行ってもらわなければなりません。入居者に負担を強いることとなるため、新しい振込先口座を通知する際は丁寧な説明が必要です。オーナー側が費用の負担やその他のサポートを提供するのが望ましいでしょう。

保証会社なしでの管理を選択することも可能ですが、この場合は家賃滞納が発生した際のリスクが大きくなります。

繁忙期はスムーズな引継ぎが行われない可能性がある

管理会社を変更する際、繁忙期である1月～3月および8月～10月は避けたほうがよいでしょう。新規契約や引越しが集中するこの時期は、新旧の管理会社のどちらも人的資源が不足しやすく、作業に支障が出ることが考えられます。結果として必要な情報の伝達や手続きが遅れ、オーナーの不満が溜まるだけでなく、入居者にも多大な迷惑をかけかねません。

管理会社の変更に適した時期は2通りあります。1つ目の時期は4月～5月頃に解約通知を行い、7月～8月から新しい管理会社に委託を開始する流れです。2つ目の時期としては、7月～9月に解約通知、11月～12月に新しい管理委託を開始するスケジュールが望ましいでしょう。

オーナーの都合や物件の状況に合わせて、管理会社の変更時期を慎重に選ぶことが大切です。管理会社が余裕のある時期を選べば、管理会社の変更に伴うリスクを最小限に抑えられます。

まとめ

管理会社を変更するときには、現在の契約内容をチェックしましょう。一般管理契約ではなくサブリース契約の場合、オーナーと管理会社は賃貸借契約を結ぶため、オーナーの意向であっても正当な事由なしで契約解除は困難です。

一般管理契約の場合でも、解約条件や違約金に加え、現在管理会社が請け負っている業務範囲も確認してください。変更にあたっては現在の管理会社に感じている不満点を整理し、どのような条件の管理会社であれば改善につながるのか考えるのが大切です。

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